Kami yakin mesti ramai yang tertunggu dan tertanya tentang E-invois ni. Ramai dah yang tanya dan nak tahu lebih mendalam tentang e-invois ni.
“Apa itu e-invois?”
“Adakah perlu buat?”
Sekarang ni kerajaan mula galakkan e-invois untuk semua urusan perniagaan di Malaysia. Ramai peniaga kecil rasa risau tentang perubahan ni. Mereka biasa dengan invois manual, kenapa perlu tukar?
Pelbagai bualan orang luar tentang einvois. Sedangkan mereka cuba jimat kos dan fikir untuk kekal dalam perniagaan. Tapi tuan puan, e-invois ni sebenarnya bukan perkara yang menyukarkan peniaga, malah ia boleh memudahkan urusan, cepatkan pembayaran dan simpan rekod lebih teratur. Isu sekarang, ramai peniaga kecil keliru – adakah e-invois ni beban atau peluang untuk maju?
Untuk pengetahuan semua, E-invois adalah rekod digital transaksi antara penjual (pembekal) dan pembeli, yang diproses melalui portal kerajaan secara masa nyata untuk tujuan pengesahan dan penyimpanan rekod.
Di Malaysia, e-invois akan mengandungi 55 medan yang merangkumi butiran transaksi seperti maklumat penjual dan pembeli, keterangan item, kuantiti, harga, cukai, jumlah keseluruhan, serta butiran pembayaran.
Setiap invois mesti dihantar kepada LHDN untuk diluluskan dan disahkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) sebelum ia boleh dicetak sebagai invois yang disahkan untuk pelanggan anda. Pengesahan oleh LHDN merangkumi pemeriksaan Nombor Pengenalan Cukai (TIN) dan struktur/format data e-invois. Selepas e-invois disahkan, pembekal diwajibkan untuk berkongsi e-invois yang telah diluluskan dengan pembeli selepas menyertakan pautan pengesahan (yang diberikan oleh LHDN) dalam bentuk kod QR pada e-invois. Kod QR ini boleh digunakan untuk mengesahkan kewujudan dan status e-invois melalui Portal MyInvois. Dalam erti kata yang mudah, sebelum invois diberikan kepada pelanggan, invois tersebut perlu dihantar ke LHDN terlebih dahulu. Boleh rujuk rajah dibawah untuk lebih jelas.
Soalan yang paling banyak ditanya adalah ‘Perniaga kecil perlu ke buat e-invois?’ Mungkin kerisauan ni berlaku kerana arahan penggunaan e-invois ini dari Kerajaan. Jika tak buat, risau ada kena penalti dan sebagainya pula. Peniaga kecil tidak diwajibkan untuk menyediakan e-invois, kecuali jika terikat dengan peraturan seperti pendaftaran Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST). Peniaga kecil yang mempunyai pendapatan RM150K kebawah tidak wajib membuat e-invois sekarang, tetapi digalakkan kerana ia memudahkan urusan dan persediaan untuk sebarang peraturan masa depan. Banyak kelebihan kenapa E-invois dilaksanakan di Malaysia.
Selaras dengan Rancangan Malaysia Kedua Belas, yang memberi tumpuan kepada pendigitalan pentadbiran cukai dan memperkukuh perkhidmatan digital, Kerajaan merancang untuk mengurangkan kos perniagaan dan menjimatkan masa. Pengeluaran dan pengesahan e-invois yang cepat menggunakan kod QR, perniagaan akan menikmati aliran tunai yang lebih baik. Kerajaan juga akan mengurangkan perbelanjaan dalam memastikan pematuhan cukai. Bukan itu Sahaja, Pelaksanaan e-invois secara mandatori mewajibkan semua pembayar cukai untuk menghantar invois mereka kepada LHDN untuk pengesahan. Ini membantu memastikan pengurusan data cukai yang tepat dan memudahkan akses kepada maklumat yang diperlukan semasa audit.
Perniagaan di Malaysia boleh secara sukarela melaksanakan e-Invois dengan Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) bermula 1 Ogos 2024. E-Invois akan menjadi mandatori bagi semua perniagaan berdasarkan ambang perolehan atau pendapatan tahunan mereka dan akan dilaksanakan secara berperingkat. Bagi perniagaan dengan perolehan tahunan melebihi RM 100 juta, tarikh pelaksanaan asal pada 1 Jun 2024 telah ditangguhkan ke 1 Ogos 2024. Namun, susulan pengumuman belanjawan oleh Perdana Menteri pada 13 Oktober 2023, tarikh pelaksanaan bagi semua perniagaan lain telah dipercepatkan 18 bulan lebih awal, iaitu ke 1 Julai 2025. Maklumat lanjut mengenai pelaksanaan adalah seperti berikut:
| Peringkat | Pembayar cukai | Garis masa |
1 | Pembayar cukai dengan perolehan tahunan atau hasil melebihi RM100 juta | 1 Ogos 2024 |
2 | Pembayar cukai dengan perolehan tahunan atau hasil melebihi RM25 juta dan sehingga RM100 juta | 1 Januari 2025 |
3 | Semua pembayar cukai yang lain | 1 Julai 2025 |
Apa Maklumat yang disimpan dalam pangkalan data LHDN Malaysia untuk E-Invois Malaysia?
- Maklumat Am
- Nombor invois
- Jenis dan tujuan e-Invois
- Tarikh e-Invois (tarikh semasa)
- Maklumat Pembekal & Pelanggan
- Nombor Pengenalan Cukai (TIN) pembekal dan pelanggan
- Nama, alamat, e-mel kedua-dua pihak
- Kod MSIC 5-digit beserta keterangan
- Maklumat laman web (website)
- Individu untuk dihubungi dan nombor telefon
- Nombor pendaftaran syarikat, nombor myKad individu, atau pasport
- Nombor pendaftaran SST
- Mata wang dan kadar pertukaran.
- Butiran item
- Penerangan, kuantiti, unit ukuran (uom)
- Harga seunit, kadar diskaun, dan jumlah diskaun
- Jenis cukai, kod cukai, kadar cukai, dan jumlah cukai
- Kod tarif
- Jumlah keseluruhan sebelum cukai, jumlah keseluruhan tanpa cukai, dan jumlah keseluruhan termasuk cukai bagi setiap item.
- Maklumat Pengesahan
- Nombor Pengenalan Unik LHDN Malaysia
- Tarikh dan masa pengesahan
- Status pengesahan invois
- Sijil Digital / Tandatangan:
- Pembayar cukai akan menerima sijil digital untuk melampirkan tandatangan digital pada e-Invois. Tandatangan ini mengesahkan asal usul data e-Invois yang dihantar daripada pembayar cukai tertentu.
- Maklumat Tambahan Pilihan
- Kaedah dan terma pembayaran
- Butiran akaun bank pembekal
- Jumlah dan tarikh pembayaran
- Nombor rujukan pembayaran
- Nombor rujukan bil
- Butiran lain yang berkaitan
Jenis e-Invois di Malaysia
Dokumen-dokumen berikut mesti dikeluarkan dalam format elektronik di bawah e-Invois Malaysia:
- Invois: Ia digunakan secara umum untuk merekodkan transaksi antara pembekal dan pembeli. Invois juga termasuk invois kendiri yang dikeluarkan untuk menjejaki perbelanjaan.
- Nota kredit (Credit Note): Nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk membuat pembetulan kepada e-Invois yang telah dikeluarkan sebelumnya, terutamanya untuk mengurangkan nilai invois asal tanpa memulangkan wang kepada pembeli. Ia biasanya digunakan untuk membetulkan kesilapan, memberikan diskaun, atau merekodkan barangan yang dipulangkan.
- Nota debit (Debit note): Berbeza dengan nota kredit, nota debit dikeluarkan untuk merekodkan kos tambahan yang berkaitan dengan e-Invois yang telah dikeluarkan sebelumnya.
- Nota pemulangan (Refund Notes): e-Invois pemulangan adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh penjual untuk merekodkan pemulangan wang kepada pembeli.
Melaksanakan e-invois ini bukan kerja mudah. Ada kos, sistem yang perlu disesuaikan, keselamatan data dan keserasian dengan pelanggan serta pembekal. Banyak benda yang pemilik syarikat kena fikirkan. Sudah tentu akan banyak cabaran yang menanti. Tetapi, setiap cabaran pasti akan ada penyelesaiannya. Antara cabaran yang bakal pemilik Syarikat perlu hadapi ialah:
| Cabaran | Penyelesaian |
|
Kos pelaksanaan awal: Untuk mulakan sistem e-invois memerlukan kos, termasuk pembelian perisian atau langganan platform e-invois, dan latihan kakitangan untuk menggunakannya. Bagi perniagaan kecil, kos ini mungkin dilihat sebagai beban tambahan. |
Pilih perisian e-invois yang menawarkan pakej berskala dan sesuai dengan bajet. Ada juga platform e-invois yang menyediakan pakej percuma untuk keperluan perniagaan kecil. |
| Penyesuaian kepada sistem Baharu: Beralih dari invois manual kepada e-invois memerlukan perubahan budaya kerja dan penyesuaian dalam aliran kerja syarikat. Staff yang terbiasa dengan invois kertas mungkin menghadapi kesukaran dan perlu masa untuk membiasakan diri. | Sediakan latihan dan sokongan kepada kakitangan untuk memahami cara sistem e-invois berfungsi. Mulakan dengan langkah kecil, seperti mengintegrasikan e-invois secara berperingkat. |
| Keserasian dengan Sistem Pelanggan dan Pembekal: Tidak semua pelanggan atau pembekal menggunakan sistem e-invois yang sama. Masalah keserasian mungkin timbul apabila fail e-invois tidak dapat dibuka atau diproses oleh sistem pelanggan. | Pilih sistem e-invois yang menyokong pelbagai format fail seperti PDF, XML, atau format yang boleh diintegrasikan dengan sistem perakaunan lain. Beberapa perisian e-invois menawarkan integrasi dengan pelbagai sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan perakaunan. |
| Keselamatan dan Privasi Data: E-invois mengandungi maklumat kewangan sensitif yang memerlukan perlindungan. Terdapat risiko pelanggaran data atau akses tanpa kebenaran jika sistem keselamatan tidak kukuh. | Gunakan platform e-invois yang menawarkan ciri keselamatan seperti enkripsi data, pengesahan dua faktor, dan kawalan akses. Pastikan sistem e-invois mematuhi standard keselamatan dan privasi data. |
| Kepatuhan kepada Peraturan Cukai dan Garis Panduan Kerajaan: Setiap negara mempunyai peraturan cukai dan garis panduan yang berbeza mengenai invois. Memastikan e-invois mematuhi undang-undang tempatan seperti keperluan SST di Malaysia boleh menjadi rumit. | Pilih perisian e-invois yang direka untuk mematuhi peraturan dan cukai negara di mana perniagaan anda beroperasi. Dapatkan nasihat profesional seperti akauntan atau pakar cukai untuk memastikan kepatuhan. |
| Kesediaan Pelanggan dan Pembekal untuk Menggunakan e-Invois: Sesetengah pelanggan atau pembekal mungkin tidak bersedia untuk beralih ke e-invois atau tidak mempunyai sistem yang sesuai untuk menerima dan memproses e-invois. | Berkomunikasi dengan pelanggan dan pembekal mengenai manfaat e-invois dan bantu mereka dalam proses peralihan. Sediakan pilihan untuk mengeluarkan invois dalam pelbagai format yang mudah diakses. |
Adakah resit manual masih boleh digunakan?
Masih ramai tanya soalan ni, jika e-invois dah berkuatkuasa adakah resit manual masih boleh lagi digunakan? Apabila e-invois diperkenalkan secara rasmi, penggunaan resit manual masih dibenarkan, terutama yang mempunyai jualan bawah RM150,000 kebawah, tetapi ianya bergantung kepada peraturan dan undang-undang yang ditetapkan oleh pihak berkuasa cukai di Malaysia. Kebiasaannya, kerajaan akan memberikan tempoh peralihan di mana kedua-dua e-invois dan resit manual boleh digunakan.
Namun begitu, seiring dengan pelaksanaan e-invois, terdapat kemungkinan bahawa resit manual mungkin akan dikurangkan atau tidak lagi diterima dalam jangka panjang untuk memastikan pelaporan cukai yang lebih telus dan berkesan. Dalam tempoh peralihan, penting untuk memahami garis panduan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa seperti LHDN atau Kementerian Kewangan.
Apa link sistem yang sudah mendapat kredit dari MDEC?
Sistem e-invois di Malaysia yang mendapat pengiktirafan kredit daripada MDEC adalah sebahagian daripada inisiatif pendigitalan di bawah rangka kerja Peppol. Peppol adalah satu piawaian antarabangsa yang digunakan untuk memudahkan pertukaran e-invois antara pelbagai sistem perisian. Dalam konteks Malaysia, MDEC telah dilantik sebagai Pihak Berkuasa Peppol, yang bertanggungjawab untuk mengakreditasi penyedia perkhidmatan yang memenuhi piawaian teknikal Peppol.
Antara kategori penyedia perkhidmatan yang diiktiraf termasuklah:
- Peppol Service Providers (SP): Mereka menyediakan gerbang yang menghubungkan perniagaan dan perisian ke rangkaian e-invois Peppol.
- Peppol-Ready Solution Providers (PRSP): Ini merangkumi perisian perakaunan dan sistem ERP yang menyediakan fungsi penghantaran dan penerimaan e-invois tanpa menjadi titik capaian (Access Point) sepenuhnya.
Senarai Pusat Akses/Pembekal Perkhidmatan (SP) Peppol Bertauliah:
Senarai Pembekal Perakaunan / ERP / Penyelesaian (PRSP) Bertauliah Sedia Peppol:
Tuntasnya, penerapan e-invois bukan sahaja mempercepatkan proses penyediaan dan penghantaran invois, tetapi juga meningkatkan kecekapan perniagaan secara keseluruhan. Dengan mengurangkan keperluan untuk kemasukan data manual dan penggunaan kertas, e-invois membantu perniagaan menjimatkan masa dan kos.
Di samping itu, ia memastikan pematuhan cukai yang lebih mudah melalui integrasi sistem yang lancar. Dalam era digital ini, beralih kepada e-invois bukan lagi satu pilihan, tetapi keperluan untuk memastikan perniagaan kekal relevan dan berdaya saing di pasaran yang semakin berkembang pesat. Adopsi e-invois akan membawa perniagaan ke tahap yang lebih tinggi dalam era pendigitalan ekonomi.